1. Mulai dari pekerjaan yang paling sering
Presensi dan kabar ke orang tua terjadi setiap hari, jadi manfaatnya paling cepat terasa. Guru tidak lagi menulis di buku lalu mengetik ulang, dan orang tua tidak perlu bertanya "anak saya sudah sampai?" di grup kelas. Mulailah dari sini sebelum pindah ke hal lain.
2. Rapikan data yang sudah ada
Hampir semua sekolah sudah punya daftar siswa, guru, dan kelas di Excel. Tidak perlu mengetik ulang: daftar itu dimasukkan sekali di versi komputer, dicek dulu, dan yang salah ditandai sebelum disimpan. Pastikan nomor HP orang tua benar, karena kode aktivasi dikirim ke sana.
3. Pindahkan keuangan: SPP dan kuitansi
Tagihan SPP yang dibayar lewat QRIS atau virtual account langsung lunas, tanpa TU mencocokkan mutasi rekening. Transfer dan uang tunai tetap dicek TU, dan setiap pembayaran ada kuitansinya. Tunggakan terlihat per kelas, dan orang tua diingatkan sebelum jatuh tempo.
4. Nilai dan raport
Mulailah di awal semester supaya semua nilai tercatat dari awal. Guru mengisi nilai sekali, nilai akhir dihitung dengan bobot nilai dari sekolah, dan rekap guru, laporan Kepala Sekolah, serta raport selalu sama. Di akhir semester raport tinggal diperiksa dan ditandatangani.
5. Latih guru secukupnya
Guru tidak perlu pintar teknologi. Pilih aplikasi yang memakai bahasa sehari-hari, lalu adakan pelatihan singkat per kelompok. Tunjuk satu guru per jenjang sebagai tempat bertanya, supaya pertanyaan kecil terjawab di sekolah.
6. Ajak orang tua
Orang tua menerima kode aktivasi, lalu masuk dengan sidik jari atau wajah tanpa mengingat kata sandi. Kirim pengumuman pertama lewat aplikasi, misalnya jadwal pembagian raport, supaya orang tua terbiasa membuka aplikasi untuk kabar sekolah.
7. Jaga data pribadi
Data anak adalah data pribadi. Pastikan hanya orang yang berhak yang bisa melihat nilai dan keuangan, keputusan penting meminta PIN, setiap perubahan tercatat, dan persetujuan orang tua diminta di awal sesuai UU Perlindungan Data Pribadi.
Berapa biaya digitalisasi sekolah?
Di KamilEdu biayanya dihitung dari jumlah siswa dan guru: harga per siswa dikali jumlah siswa, ditambah harga per guru & staf dikali jumlah guru. Paket Awal mulai Rp3.500 per siswa per bulan, sudah termasuk PPN dan tanpa biaya awal. Tidak perlu membeli server atau memasang apa pun di sekolah. Hitung biayanya untuk sekolah Anda.
Daftar periksa singkat
- Pilih satu pekerjaan harian untuk dimulai (presensi dan kabar orang tua).
- Siapkan daftar siswa, guru, kelas, dan nomor HP orang tua di Excel.
- Tentukan siapa yang mengurus: TU untuk data dan keuangan, wali kelas untuk presensi.
- Adakan pelatihan singkat dan tunjuk tempat bertanya per jenjang.
- Kirim pengumuman pertama ke orang tua lewat aplikasi.
- Tambahkan keuangan, lalu nilai dan raport di awal semester berikutnya.
Pertanyaan tentang digitalisasi sekolah
Apa itu digitalisasi sekolah?
Memindahkan pekerjaan sekolah dari kertas dan Excel ke aplikasi: presensi, nilai, raport, keuangan, dan komunikasi dengan orang tua. Hasilnya, pekerjaan dikerjakan sekali dan semua orang melihat angka yang sama.
Berapa lama sampai sekolah bisa memakai aplikasi?
Setelah fitur dipilih, TU mengunggah data dari Excel. Setelah itu guru, orang tua, dan siswa menerima kode aktivasi dan bisa langsung masuk.
Apakah sekolah perlu membeli server atau komputer baru?
Tidak. KamilEdu berjalan di HP yang sudah dipakai guru dan orang tua, dan versi komputernya dibuka lewat browser.
Apakah guru harus pintar teknologi?
Tidak. Layarnya memakai bahasa sehari-hari, presensi satu kelas selesai dalam hitungan detik, dan pelatihan singkat sudah cukup.